Whistleblowerordning
Nordsterns whistleblowerordning
I Nordstern accepterer vi ikke brud på lovgivningen eller vore egne interne regler. Derfor har vi en whistleblowerordning, hvortil grove overtrædelser kan rapporteres.
Hvem kan foretage en indberetning, og hvad kan der indberettes om?
Indberetning til whistleblowerordningen kan foretages af Nordsterns medarbejdere, kunder og leverandører ved mistanke om følgende forhold begået af medarbejdere eller bestyrelsesmedlemmer i Nordstern eller andre med tilknytning til Nordstern:
- visse overtrædelser af EU-retten og
- alvorlige lovovertrædelser samt alvorlige forhold i øvrigt
Med hensyn til indberetninger om overtrædelser af EU-retten, kan der fx indberettes om
Overtrædelser vedrørende reglerne om offentligt udbud, transportsikkerhed samt produktsikkerhed og – overensstemmelse. Der henvises til de nærmere regler i artikel 2 i EU-direktivet 2019/1937 af 23. oktober 2019 om beskyttelse af personer der indberetter om overtrædelser af EU-retten.
Ved alvorlige lovovertrædelser samt alvorlige forhold i øvrigt forstås fx
- Økonomisk kriminalitet såsom bestikkelse, tyveri, bedrageri, underslæb eller overtrædelse af konkurrencelovgivningen.
- Væsentlige brud på miljølovgivning eller arbejdssikkerheden.
- Vold, trusler, chikane eller diskrimination.
Whistleblowerordningen kan således som udgangspunkt ikke anvendes til forseelser såsom utilfredshed med lønniveauet, overtrædelser af retningslinjer for rygning og alkohol, mobning på arbejdspladsen, samarbejdsvanskeligheder eller andre HR-relaterede personalesager.
Sådan foretager du en indberetning
Anmeldelse til whistleblowerordningen skal ske elektronisk ved at udfylde og indsende online anmeldelsesblanketten her på siden.
Foretager du en indberetning, vil følgende oplysninger normalt være nyttige ved den videre undersøgelse af sagen:
- Beskrivelse af forholdet, herunder dato, sted og navnet/navnene på den/de involverede person/personer
- Eventuelle dokumenter eller beviser vedrørende overtrædelsen eller andre oplysninger, som kan lette en undersøgelse af sagen
Du vælger selv, om du indgiver indberetningen i dit eget navn eller anonymt.
Hvis du ønsker anonymitet, er det vigtigt, at du ikke skriver dit navn noget sted i indberetningen. Derudover bør du være opmærksom på, at det ikke kan udelukkes, at din identitet kan udledes af de oplysninger, du selv har givet i indberetningen.
Sådan håndterer vi indberetninger
Alle indberetninger, der ikke falder inden for Nordsterns whistleblowerordning, vil blive sorteret fra, og skal i stedet behandles via de almindelige kommunikationskanaler. Du vil i den forbindelse blive opfordret til at rette din henvendelse til den relevante person, fx din nærmeste leder eller dennes leder.
Alle ikke åbenbart grundløse indberetninger modtages og behandles af whistleblowerenheden hos Nordstern, som består af en juridisk direktør hos Nordstern, som den ansvarlige for ordningen, samt Nordsterns kvalitets-, miljø- og arbejdsmiljøchef. Alle oplysninger modtaget via whistleblowerordningen behandles fortroligt og med diskretion, og eventuelt ønske om anonymitet respekteres.
Indberetninger, der omhandler et medlem af whistleblowerenheden, vil blive behandlet det andet medlem af whistleblowerenheden forudsat, at denne ikke er inhabil ved behandlingen af den pågældende sag, og i samarbejde med bestyrelsesformanden.
Senest syv dage efter, at indberetningen er modtaget i whistleblowerportalen, vil du modtage en bekræftelse på, at indberetningen er modtaget. Du vil som udgangspunkt inden for tre måneder efter, at du har modtaget denne bekræftelse, modtage en meddelelse om sagens afslutning. Hvis behandlingen af din indberetning kræver længere tid end tre måneder, vil du modtage en orientering herom samt en begrundelse for, hvorfor yderligere undersøgelsestid er nødvendigt. Du vil som udgangspunkt inden for rammerne af lovgivningen blive orienteret om udfaldet af undersøgelserne.
Whistleblowerenheden er sammen med de personer, som bliver inddraget i forbindelse med undersøgelserne af en indberetning, underlagt en særlig lovbestemt tavshedspligt med hensyn til de oplysninger, der er eller har været til genstand for behandlingen i whistleblowerordningen. Hvis det derfor, i forbindelse med undersøgelse af indberetningen bliver nødvendigt at kontakte personer i eller uden for Nordstern, vil enhver kontakt være fortrolig, og de involverede personer må ikke videregive sådanne oplysninger, medmindre andet følger af lovgivningen.
Beskyttelse af de personer, der foretager en indberetning (whistlebloweren)
Nordstern tolererer ikke chikane, hævnaktioner mod eller andre former for sanktioner over for personer, der i god tro foretager indberetning af en sag i whistleblowerordningen.
Der må ikke bevidst indgives urigtige eller vildledende oplysninger gennem whistleblowerordningen. Indberetninger, der er foretaget i ond tro, vil efter omstændighederne kunne få negative ansættelsesretlige konsekvenser for den person, der har foretaget indberetningen. Der henvises i øvrigt til whistleblowerloven (lov nr. 1436 af 29/06/2021 med eventuelle senere ændringer).
Underretning af den person, som indberetningen vedrører, og af andre personer
Hvis indberetningen omhandler én eller flere konkrete medarbejdere, og indberetningen vurderes at falde uden for Nordsterns whistleblowerordning, vil de blive underrettet om, at der er sket en indberetning.
Desuden vil de omhandlede medarbejdere få oplyst:
- formålet med behandlingen af indberetningen
- hvem der får adgang til indberetningen
- eventuel adgang til indberetningen og ret til at kommentere oplysninger deri
- at indberetningen kan videregives til politiet og andre offentlige myndigheder
Vurderes en indberetning derimod at falde inden for Nordsterns whistleblowerordning, vil eventuelle identificerbare personer, som er nævnt i indberetningen som udgangspunkt ikke modtage en underretning herom som følge af den særlige lovbestemte tavshedspligt.
Indberettede oplysninger slettes, så snart det ikke længere er nødvendigt at opbevare oplysningerne, herunder når undersøgelserne eller en eventuel politisag er afsluttet, eller hvis indberetningen falder udenfor whistleblowerordningens område.
Spørgsmål vedrørende Nordsterns whistleblowerordning kan rettes til den ansvarlige for ordningen, Juridisk direktør, Mikael Skjoldager, mik@nordstern.dk, +45 2118 5461. Hvis du ikke føler dig tryg ved at benytte Nordsterns whistleblowerordning, eller af andre grunde hellere vil benytte en ekstern whistleblowerordning, har du mulighed for at benytte Datatilsynets eksterne whistleblowerordning, hvor det er muligt at foretage skriftlige og mundtlige indberetninger. Datatilsynets whistleblowerordning kan tilgås via Datatilsynets hjemmeside.
Privatlivspolitik
Du kan læse om behandlingen af dine personoplysninger i forbindelse med benyttelse af whistleblowerordningen i vores privatlivspolitik, som du finder her: Privatlivspolitik.